札幌市での国際会議や全国大会、ビジネスコンベンション等の開催は、年々増加する傾向にあります。
国際会議の開催には、通常の会議とは違ったさまざまな準備や心構えが必要ですが、コンベンションの成功は、主催者である企業や団体をいっそう大きく成長させてくれることでしょう。
コンベンションを成功させるために
事務局と小委員会の設置
国際会議は、一般に数年前から開催準備に取りかかります。日時が決定したらただちに事務局を設置します。
事務局は準備のための実務作業から問い合わせの対応、会期中は庶務を担当して各小委員会（作業ごとに分担して組織）および本部事務局の活動の円滑化を図り、終了後は一切の残務整理を行うことが主な任務になります。
予算案作成の前に人数の決定と調整を
予算作成には、会議規模の把握と日程が重要なポイントとなります。参加人数・会議形態で準備の手順・予算が大きく変わるからです。外国人と日本人の参加比率をきちんと把握しておくことも必要となります。
各会場・ルームは関係の深いものを近くに
国際会議にはメイン会場の他、分科会場・事務局・プレスルーム・控室・レセプション会場等の部屋やコーヒーブレイク・歓談のためのスペースが必要です。
どの部屋が、いつ、何の目的で必要なのかを把握し、会場使用計画を作ります。この時、互いに関係の深い部屋をできるだけ近くにするようにしたいものです。また、それぞれの利用目的に合った部屋を割り振る配慮も必要です。
フロア・プラン作成はホテル担当者と綿密な打ち合わせを
個々の会場・部屋をどう割り当てるか使用計画が決まりましたら、次はそれぞれのフロア・プラン。座席や演台・機材から、どの位置に誰がいるべきかなど全てのレイアウトを決定します。
ちなみに、座席レイアウトがコの字スタイルの場合、席順は通常国名のアルファベット順に議長の右隣から座ることになります。最初の国、議長の右隣の席は抽選で選ぶこともありますが、この場合その次の国からアルファベット順に並ぶことになります。
制作物はマーク・ロゴ・カラーを統一して
国際会議に必要な制作物には、掲示・表示類、IDカードやネームカード、バッヂ・腕章、各種チケット類などがあります。この際、シンボルマーク・ロゴ・カラーはできるだけ統一し、秋儀の目的にふさわしいデザイン・雰囲気にしたいものです。ネームカードやチケットは色分けして作成すると便利でしょう。
また、会議に必要な資料その他をワンセット入れたコングレスバッグの利用も、受付・登録の手間を軽減する点からおすすめいたします。その中に会場周辺マップや簡単な案内などを入れるのも良いでしょう。
スライドプロジェクターは試写用も忘れずに
AV機器で最も多く使用されるスライドプロジェクターは複数を同時映写する場合もございますので、会場ごとの必要台数を事前に確認いたしましょう。試写用のプロジェクターも必要です。
その他、OHP・映写機・テープレコーダー・VTR・液晶プロジェクター・レーザーポインター・黒板・モニターTV・卓上ライトなどの必要数もホテル担当者にお伝えください。
緊急事対応用のマニュアルと連絡先リストも
病気や怪我・盗難や苦情、交通事故等のトラブルも当然予想されます。これらを事務局内で処理できるもの、ホテル側と解決に当たるもの、警察などに依頼するものに分けてそれぞれの連絡先のリストを作成し、緊急時連絡リストには警察・消防・医療機関・薬局・保険会社などを載せます。気軽に相談できる弁護士事務所もあると良いでしょう。
また、聴衆・入場者への賠償責任や障害、講演者などの不慮の事故や中止・延期、高価な展示品の破損・盗難の危険に対して保険会社と相談しておくことも大事です。
記者会見は一般紙と業界紙を分けて実施
会議の開催をマスコミで取り上げていただくことは、会議開催の必要性や重要性を世間にアピールすると同時に参加者増加にも結びつき、とても効果的です。
そのためには記者会見を開くのが最も効果的といえます。会見では、口頭発表にプラスして、報道に必要な事項を事前に整理したプレス資料や講演者の写真・略歴を必要部数用意しておき、当日配布するとよろしいでしょう。
また、一般紙・媒体と業界紙・媒体では報道の角度もかなり違いますので、できるだけ分けて行うことが望ましいといえます。
